Laporan dalam bahasa Inggris "report" dan berasal dari bahasa Latin "portare" & yang berarti membawa atau mengangkut. Awalan (prefix) "re" berarti kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut obyektif dan tulus. Laporan dimaksudkanuntuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporanyang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis. Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. (Soetrisno dan Renaldi, Brisma : 121)
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. Selanjutnya, data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan.Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya, laporanmempunyai beberapa tujuan sebagai berikut :
a. mengatasi masalah
b. mengambil keputusan
c. mengetahui perkembangan/kemajuan
d. mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan
e. menemukan teknik-teknik baru.
Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut.
Peranan Laporan
1. Peranan Laporan Dalam Organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back), sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian.
2. Peranan Laporan "administrative communication"
Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis yaitu sebagai berikut.
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan.
b. Penyampaian Informasi
Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi.
c. Bahan Pengambilan Keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diarnbil. Data dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yangdisampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi.
d. Alat Pembina Kerja Sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerjasama yang baik.
e. Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan
Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar